Binnen DJI is een goed ingericht proces essentieel om medewerkers efficiënt en zorgvuldig te laten werken. Gegevens moeten veilig worden beheerd, processen moeten helder en werkbaar zijn, en privacyregels moeten worden nageleefd zonder dat dit de dagelijkse praktijk belemmert. Toen DJI constateerde dat hier verbeteringen nodig waren, werd een traject gestart om processen te stroomlijnen en informatiebeheer beter te borgen. De aanpak werd gestructureerd volgens drie fasen: scan, implementatie en nazorg. Elke fase leverde duidelijke resultaten op, met als gezamenlijk doel het duurzaam verbeteren van de informatievoorziening en het versterken van de privacyborging.

Context en uitdagingen

DJI beheert diverse typen inrichtingen, waaronder de gevangenissen (Penitentiaire Inrichtingen, PI’s) en penitentiaire psychiatrische centra (PPC’s). Elk van deze omgevingen stelt eigen eisen aan procesvoering en informatiebeveiliging. Tegelijkertijd moeten alle inrichtingen voldoen aan wet- en regelgeving zoals de AVG, BIO en relevante NEN-normen. De uitdaging: uiteenlopende processen en lokale werkwijzen harmoniseren zonder de werkbaarheid te verliezen, en tegelijkertijd privacy- en beveiligingsmaatregelen structureel verbeteren en borgen. Daarnaast speelde ook de vraag hoe medewerkers actief konden worden meegenomen in het werken volgens nieuwe werkinstructies en protocollen die soms ingrijpend veranderden. DJI wilde niet alleen voldoen aan wetgeving, maar dit ook doen op een manier die werkbaar is op de vloer.

De aanpak: drie fasen naar duurzame verbetering

Fase 1: Inzicht in processen en informatiebeheer (Scan)

De eerste stap was het in kaart brengen van hoe processen in verschillende inrichtingen daadwerkelijk verliepen. Hierbij werd gekeken naar hoe gegevens werden verwerkt, gedeeld en beveiligd, en in hoeverre dit voldeed aan wet- en regelgeving.

Via procesanalyses en gesprekken met medewerkers werd een helder beeld geschetst van de dagelijkse praktijk. Deze inzichten werden vertaald naar procesblauwdrukken in BPMN en werkinstructies. De blauwdrukken visualiseerden de gewenste werkwijze, terwijl de instructies concreet beschreven hoe medewerkers moesten omgaan met informatiegebruik, opslag, archivering en beveiliging. Hierbij werd ook gekeken naar de samenwerking tussen zorg- en justitiedomeinen, en de rollen van functionarissen binnen de inrichting.

Resultaat: DJI kreeg een volledig en gedragen beeld van de actuele werkwijzen, de risico’s en verbetermogelijkheden. De organisatie wist per locatie welke processen geoptimaliseerd konden worden en waar harmonisatie of maatwerk nodig was. Dit vormde een stevige basis voor een gerichte implementatie.

Fase 2: Van plannen naar praktijk (Implementatie)

Omdat DJI met verschillende soorten inrichtingen werkt, was een uniforme aanpak niet toereikend. Er werd een implementatiestrategie op maat uitgewerkt die aansloot op de lokale context, bestaande systemen en de mate van digitalisering. Hierbij werd bewust gekozen voor maatwerk waar nodig, met tegelijk een landelijke standaard als uitgangspunt.

De implementatie verliep in drie stappen:

1. Invoering van de blauwdrukken en werkinstructies: Nieuwe processen werden geïntroduceerd en protocollen aangepast. Medewerkers kregen heldere richtlijnen over informatiebeheer en procesvoering. Hierbij werd ook aandacht besteed aan gedragscomponenten en het waarom achter veranderingen.
2. Training en workshops: Teams werden opgeleid in de nieuwe werkwijze, met aandacht voor de impact op hun dagelijkse werk. Er werd gewerkt met praktijkcasussen, waardoor abstracte regels tastbaar werden.
3. Monitoring en bijsturing: Tijdens de eerste periode werd nauwlettend gevolgd of de implementatie goed aansloot op de praktijk. Waar nodig werd direct bijgestuurd. Ook werd de dialoog met de werkvloer actief opgezocht om signalen vroegtijdig op te vangen.

Resultaat: Medewerkers werkten volgens duidelijke processen en instructies. De praktische toepasbaarheid van het beleid werd zichtbaar en draagvlak groeide. Processen liepen soepeler, en de samenwerking tussen functionarissen verbeterde.

Fase 3: Blijven verbeteren op basis van praktijkervaring (Nazorg)

Na de implementatie werd actief geëvalueerd hoe de nieuwe werkwijze in de praktijk functioneerde. Er werden feedbackrondes georganiseerd met medewerkers uit verschillende typen inrichtingen, waarin knelpunten en verbetervoorstellen werden opgehaald. Daarbij werd ook gekeken naar verschillen tussen locaties en hoe lokale praktijkervaringen benut konden worden voor landelijke verbeteringen.

Op basis hiervan zijn:

• Werkinstructies aangepast om beter aan te sluiten op de praktijk.
• Protocollen flexibeler gemaakt waar nodig.
• Interne checks ingericht om te zorgen voor blijvende naleving van privacy- en beveiligingsregels.

Daarnaast zijn interne sleutelfiguren opgeleid om zelfstandig verbeteringen door te voeren, waardoor DJI ook in de toekomst kan blijven optimaliseren. Dit zorgt voor minder afhankelijkheid van externe begeleiding en bevordert interne eigenaarschap.

Resultaat: De processen sluiten beter aan op de dagelijkse praktijk, en verbeteringen worden sneller en intern doorgevoerd. Medewerkers zijn beter toegerust om informatie veilig en correct te verwerken, en privacy- en beveiligingsmaatregelen zijn structureel ingebed in het werkproces.

Samengevat

Dankzij een stapsgewijze aanpak in drie fasen heeft DJI haar processen en informatiebeheer duurzaam verbeterd. Door eerst grondig inzicht te verkrijgen, daarna gericht te implementeren en vervolgens voortdurend te optimaliseren, is privacy geen papieren verplichting meer, maar een vanzelfsprekend onderdeel van de dagelijkse praktijk. Medewerkers begrijpen niet alleen wát er van hen verwacht wordt, maar ook waarom, en handelen daar actief naar. Zo ontstaat er een organisatie die niet alleen compliant is, maar ook wendbaar en toekomstgericht werkt.